- Hội nghị, giao ban, trao đổi công việc của các đơn vị có vị trí địa lý cách xa nhau

- Trao đổi thông tin, tài liệu của các nhóm làm việc chung

- Dạy và học trực tuyến từ xa theo mô hình học trên mạng (E-Learning)

- Chăm sóc y tế từ xa: người bệnh có thể được khám bệnh, chẩn đoán hay thậm chí phẫu thuật gián tiếp từ các chuyên gia y tế tại những nơi rất xa

- Các công việc và lĩnh vực yêu cầu trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh thời gian thực khác.

Với mỗi lĩnh vực, dịch vụ hội nghị truyền hình luôn là lựa chọn số một khi khoảng cách giữa các điểm liên lạc xa nhau, không thuận lợi cho việc đi lại để trực tiếp gặp mặt nhau trao đổi công việc.

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và Viễn thông, đã có khá nhiều giải pháp cho hệ thống dịch vụ hội nghị truyền hình. Tuy nhiên với cơ sở hạ tầng mạng tại Việt Nam hiện nay thì  các giải pháp phù hợp và khả thi cho dịch vụ hội nghị truyền hình là giải pháp dựa trên công nghệ IP (chuẩn H323).

Mô hình hệ thống họp trực tuyến

Một thiết bị đầu cuối sẽ có ba giao tiếp cơ bản là: giao tiếp với màn hình để hiển thị hình ảnh hội nghị, giao tiếp Camera và giao tiếp âm thanh với Microphone. Bên cạnh đó còn có giao tiếp dữ liệu với hệ thống mạng làm việc để trao đổi và truyền dữ liệu, việc kết nối sẽ thực hiện thông qua quay số địa chỉ IP. Tốc độ khuyến nghi sử dụng cho mỗi đầu cuối hội nghị là 1Mb/s để đạt được chất lượng hình ảnh và âm thanh rõ ràng.

Phòng hội nghị truyền hình không những chỉ đáp ứng nhu cầu hội họp, giao ban hàng ngày hay giảng dạy từ xa mà còn có thể được dùng trong việc trao đổi các thông tin làm việc, thuyết trinh, báo cáo, chuyền file tài liệu…

Để nâng cao hiệu năng thì ngoài các thiết bị hội nghị truyền hình chuyên dụng ra còn có thể tích hợp một số tính năng khác khi Công ty có nhu cầu mở rộng nhằm phát huy tối đa hiệu năng của hệ thống như ghi lại hình ảnh, kết nối với thiết bị cầm tay, kết nối tới hệ thống âm thanh chuyên nghiệp, hệ thống quản lý giám sát.. Mô hình phòng hội nghị truyền hình đa năng được minh hoạ như hình dưới đây:

Giải pháp hội nghị truyền hình mang lại hiệu quả cao trong công việc, ứng dụng công nghệ khoa học hiện đại tích ứng với hạ tầng mạng, hệ thống truyền dẫn nhằm tiết kiệm thời gian, kinh phí tổ chức hội họp cho các công ty. Giải pháp có thể tích ứng với các hệ thống thông minh khác như là HT ghi hình, chống lặp âm thanh, các hệ thống AV, tích hợp điều khiển trung tâm..

Bên cạnh đó, giải pháp cũng có một số nhược điểm như: Yêu cầu băng thông tương đối cao, phụ thuộc khá nhiều vào hạ tầng mạng.